Haags Gemeentearchief al maanden zonder archivaris, provincie meldt ‘code geel’
Het Haags Gemeentearchief, een van de belangrijkste archiefinstellingen van het land, heeft al maanden geen eigen archivaris, zoals verplicht is volgens de Archiefwet. Intussen kondigde de provincie Zuid-Holland ‘code geel’ af voor een deel van het archiefbeheer binnen de gemeente.
Elke week weer een bijzonder ritueel in het IJspaleis, op de burelen van het Haags Gemeentearchief (HGA). Wie is die man die het vlees komt snijden, lees: de wettelijk verplichte handtekeningen komt zetten in het kader van het archiefbeheer? Het is Leonard Korevaar, de gemeentearchivaris van Zoetermeer. Een merkwaardige situatie. Een van de grootste en belangrijkste gemeentelijke archieven van het land kan slechts met een noodverband aan de wet voldoen. Het probleem is dat de eigen directeur, Esther Trapman, niet volledig bevoegd is. Ze is geen gediplomeerd archivaris.
Dit is allemaal belangrijker dan het op het eerste gezicht lijkt. De Archiefwet stelt in algemene zin: ‘De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.’ De Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN) omschrijft in haar missie het belang van verantwoord archiefbeheer zo: ‘De archiefsector heeft als belangrijkste taak: de mogelijkheid bieden tot reconstructie, het basisbeginsel van een transparante overheid binnen de democratische rechtsstaat.’ Het gemeentebestuur wekt niet de indruk hiervan doordrongen te zijn.
Dat het hier gaat om een invalkracht met weinig tijd wordt er niet bij verteld
Sterker nog, het college van B en W ontkent dat er een probleem is. ‘De gemeente Den Haag heeft altijd een formeel aangewezen gemeentearchivaris. Op dit moment is dat de heer Korevaar,’ aldus een mail van een woordvoerder. Dat het hier gaat om een invalkracht met weinig tijd wordt er niet bij verteld.
Diploma
Wat de kwestie er niet overzichtelijker op maakt, is dat er al jaren wordt gewerkt aan een nieuwe Archiefwet, die nu eindelijk bij de Eerste Kamer ligt. In een eerdere versie was de diploma-eis voor rijks- en gemeentearchivarissen eruit gehaald, tot afgrijzen van de KVAN. ‘Wat is dan een archivaris? Als er geen diploma meer wordt gevraagd, dan kan iedereen zich ‘archivaris’ noemen,’ schreef de KVAN in 2021 in een zeer kritisch advies.
Uiteindelijk kwam de diploma-eis er weer in, al is er nog veel onduidelijkheid. En dus heeft de gemeente daar rekening mee te houden. De volgende oplossing werd bedacht: Den Haag zou gewoon iemand benoemen op het archief die wél de juiste papieren had. Of zoals de woordvoerder van B en W het nu formuleert: ‘De Archiefwet stelt dat het archieftoezicht bij een gediplomeerd archivaris moet zijn belegd. Dat kan in theorie ook een beleidsadviseur zijn.’ Zo gezegd, zo gedaan. In oktober kwam er een vacature voor een ‘beleidsadviseur archivistiek’. Die adviseur is intussen benoemd, maar de bevoegdheid ligt nog steeds bij invaller Korevaar.
De positie van de Haagse gemeentearchivaris kalft door voortdurende reorganisaties al jaren af
Op de achtergrond speelt ook een meer structureel probleem. De positie van de Haagse gemeentearchivaris kalft door voortdurende reorganisaties al jaren af. Oorspronkelijk was het archief een eigen dienst en stond de gemeentearchivaris dus op gelijke hoogte met de andere directeuren. Dat is van belang, omdat de archivaris wettelijk is belast met het toezicht op het archiefbeheer van de gemeente als geheel en dus moet kunnen optreden tegen diensten die er een chaos van maken.
Dat is geen denkbeeldig probleem, blijkt uit de jaarlijkse rapportage van de provincie Zuid-Holland in het kader van het ‘interbestuurlijk toezicht’. Conclusie: de gemeente Den Haag is ‘ten aanzien van digitale informatie niet in control’. Een aantal diensten is veel te laat met het geordend overdragen van oudere documenten en bestanden aan het HGA. Er is een ‘verbeterplan’ op losgelaten, maar de resultaten daarvan zijn nog niet bekend. De provincie koppelt hieraan de kwalificatie ‘code geel’.
Afkalving
De afkalving van de positie van de gemeentearchivaris begon toen het archief in 1996 onder de Openbare Bibliotheek werd geplaatst. Het zou hebben geleid tot het vertrek van gemeentearchivaris Flip Maarschalkerweerd, die later dezelfde functie zou gaan bekleden bij het Koninklijk Huisarchief. Daar bleef het niet bij. Drie jaar later schoven B en W het archief door naar de Bestuurdienst; uit raadsstukken blijkt dat het college zelf constateerde dat het archief gezien zijn wettelijke taak beter een afzonderlijke dienst kon zijn, maar dat paste niet bij het ‘organisatiemodel’ van de gemeente.
Het archief is al decennia een ondergeschoven kindje in de gemeentelijke organisatie
Erg lang rust was het archief niet gegund. In 2016 plukten B en W het weer uit de Bestuursdienst. Het werd bij de nieuwe Dienst Publiekszaken geparkeerd, samen met onder meer belastingzaken en de stadsdelen. In een vijftig pagina’s tellende nota ter voorbereiding van die dienst komt het woord ‘gemeentearchief’ niet één keer voor. Met andere woorden: het archief is al decennia een ondergeschoven kindje in de gemeentelijke organisatie. “Je kunt wel vaststellen dat de huidige constructie een duidelijke weeffout is in het systeem. Het is op zijn minst in strijd met de geest van de Archiefwet. Je kunt die zeer belangrijke wettelijke functie niet neerleggen bij een onderafdeling en uiteindelijk bij een lagere ambtenaar,” zegt een betrokkene, die niet met zijn naam in de krant wil.
“Ik denk dat je de publieksfunctie van het archief wel kunt onderbrengen bij een dienst publiekszaken,” zegt Charles Jeurgens, hoogleraar archivistiek aan de Universiteit van Amsterdam. “Maar de rol van de gemeentearchivaris en zijn of haar toezichthoudende functie dient precies te worden omschreven. En deze persoon moet rechtstreeks rapporteren aan het college van B en W. Er mag geen vaagheid over bestaan.”
